Cách quản lý kho và giá vốn cho cửa hàng bán lẻ, tránh thất thoát

Với cửa hàng tạp hóa, mỹ phẩm, thời trang hay vật liệu xây dựng, hàng tồn kho chính là tiền. Không biết chính xác còn bao nhiêu hàng, nhập với giá bao nhiêu, bán ra lãi bao nhiêu thì rất khó ra quyết định nhập thêm, giảm giá hay ngừng bán.

1. Mã hóa hàng hóa ngay từ đầu

Mỗi mặt hàng cần một mã riêng (mã vạch có sẵn của nhà sản xuất hoặc mã tự đặt). Với hàng có nhiều biến thể như size, màu, hãy tạo biến thể thay vì một mặt hàng chung — nếu không, bạn sẽ không biết size nào bán chạy, size nào tồn.

Nên khai báo thêm:

• Đơn vị tính quy đổi: thùng – lốc – chai, cuộn – mét.
• Nhóm hàng để báo cáo theo ngành hàng.
• Định mức tồn tối thiểu để được cảnh báo khi sắp hết.

2. Nhập hàng có phiếu, có giá

Mọi lần nhập phải có phiếu nhập kho ghi rõ nhà cung cấp, số lượng, giá nhập, chiết khấu. Đây là căn cứ để tính giá vốn và công nợ nhà cung cấp. Đừng nhập "miệng" rồi cuối tháng mới ghi lại.

3. Tính giá vốn bình quân

Giá nhập thay đổi theo từng lô. Cách phổ biến và dễ áp dụng nhất là giá vốn bình quân gia quyền:

Giá vốn mới = (Tồn cũ × Giá vốn cũ + Số lượng nhập × Giá nhập) ÷ (Tồn cũ + Số lượng nhập)

Ví dụ: còn 20 chai giá vốn 10.000 đ, nhập thêm 30 chai giá 12.000 đ:

Giá vốn mới = 560.000 ÷ 50 = 11.200 đ/chai. Bán 15.000 đ thì lãi gộp 3.800 đ/chai.

Phần mềm quản lý kho sẽ tự tính lại giá vốn sau mỗi lần nhập, bạn chỉ cần nhập đúng phiếu.

4. Kiểm kê định kỳ

Dù phần mềm tự trừ tồn khi bán, tồn thực tế vẫn có thể lệch do hư hỏng, nhập nhầm, mất cắp. Nên:

• Kiểm kê toàn bộ mỗi tháng hoặc mỗi quý.
• Kiểm kê xoay vòng nhóm hàng giá trị cao mỗi tuần.
• Ghi lý do chênh lệch (hỏng, hết hạn, chưa rõ) để theo dõi xu hướng.

Chênh lệch "chưa rõ lý do" tăng dần theo thời gian là dấu hiệu cần kiểm tra lại quy trình nhập – bán – trả hàng.

5. Theo dõi hạn sử dụng

Với thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc: nhập theo lô và hạn sử dụng, bán theo nguyên tắc hết hạn trước – xuất trước. Phần mềm nên cảnh báo hàng sắp hết hạn để kịp khuyến mãi xả hàng thay vì phải hủy.

6. Kiểm soát trả hàng và hủy đơn

Thất thoát thường nằm ở các thao tác: hủy đơn đã thanh toán, trả hàng không có hàng thật, giảm giá tùy tiện. Hãy:

• Yêu cầu lý do khi hủy hoặc trả hàng.
• Chỉ cho quản lý duyệt hủy đơn đã thanh toán.
• Xem báo cáo hủy, trả theo nhân viên mỗi tuần.

Bảng kiểm tra hằng tuần

1. Có mặt hàng nào âm kho không (bán khi chưa nhập)?
2. Mặt hàng nào dưới mức tồn tối thiểu?
3. Hàng nào sắp hết hạn trong 30 ngày?
4. Số đơn hủy, trả hàng tuần này so với tuần trước?
5. Mặt hàng nào không bán được trong 60 ngày (hàng chết vốn)?

SBOX POS giúp gì?

SBOX POS quản lý hàng hóa theo biến thể và đơn vị quy đổi, nhập kho có phiếu, tự tính giá vốn bình quân, kiểm kê, theo dõi lô – hạn sử dụng, cảnh báo tồn tối thiểu và kiểm soát hủy – trả hàng theo phân quyền. Xem thêm kinh nghiệm chọn phần mềm bán hàng hoặc đăng ký dùng thử miễn phí.