Quản lý phòng gym: thẻ tập theo buổi, hội viên, check-in và nhắc gia hạn
Phòng gym sống nhờ hội viên gia hạn. Bài viết hướng dẫn bán gói tập theo buổi hoặc thời hạn, check-in và trừ buổi tự động, tạm dừng thẻ, theo dõi gói sắp hết hạn và đọc báo cáo để giữ chân hội viên.
Doanh thu phòng gym, yoga, câu lạc bộ thể thao đến từ gói tập, và lợi nhuận phụ thuộc vào tỷ lệ hội viên gia hạn. Quản lý bằng sổ hoặc Excel dẫn tới các vấn đề quen thuộc: không biết hội viên còn mấy buổi, thẻ hết hạn mà vẫn vào tập, tạm dừng thẻ không ai nhớ, quên nhắc gia hạn.
Hai loại gói tập phổ biến
| Loại gói | Đặc điểm | Việc phần mềm cần làm |
|---|---|---|
| Theo thời hạn (1, 3, 6, 12 tháng) | Tập không giới hạn trong thời gian của gói | Tự tính ngày hết hạn, cảnh báo sắp hết |
| Theo buổi (10, 20, 30 buổi) | Mỗi lần đến tập trừ một buổi | Check-in trừ buổi tự động, báo số buổi còn lại |
Nhiều phòng tập bán cả hai, kèm gói huấn luyện viên cá nhân theo buổi. Quan trọng là mỗi hội viên có số dư buổi và ngày hết hạn rõ ràng, tra cứu được ngay tại quầy.
Quy trình check-in
- Hội viên đến, lễ tân tìm theo tên, số điện thoại hoặc mã thẻ rồi check-in.
- Hệ thống kiểm tra gói còn hiệu lực, trừ buổi nếu là gói theo buổi.
- Ghi lại thời điểm vào, và thời điểm ra khi hội viên check-out.
- Hội viên hết hạn hoặc hết buổi bị cảnh báo để lễ tân nhắc gia hạn.
SBOX POS hỗ trợ bán gói tập, quản lý hội viên và số dư buổi, ghi nhận lượt đến, tạm dừng và mở lại thẻ khi hội viên bận, và danh sách gói sắp hết hạn để chăm sóc.
Tạm dừng thẻ (bảo lưu)
Hội viên đi công tác, chấn thương hay về quê thường xin bảo lưu. Hãy quy định rõ trong nội quy: được bảo lưu tối đa bao nhiêu ngày, có phí hay không. Phần mềm ghi nhận thời điểm tạm dừng và mở lại nên không còn cảnh cãi nhau về số ngày còn lại.
Giữ chân hội viên bằng dữ liệu
- Xem danh sách gói sắp hết hạn trong 7 – 14 ngày và gọi nhắc trước.
- Phân loại hội viên lâu không đến để gửi ưu đãi quay lại.
- Theo dõi doanh thu theo loại gói để biết gói nào bán chạy.
- Kết hợp tích điểm, voucher và công nợ khách hàng cho chương trình giới thiệu bạn bè, ưu đãi sinh nhật.
Bán thêm tại quầy
Phòng gym thường bán thêm nước uống, thực phẩm bổ sung, găng tay, khăn. Cùng một phần mềm vừa bán gói tập vừa bán lẻ, có quản lý tồn kho và giá vốn, xem quản lý kho và giá vốn.
Kiểm soát ra vào
Một số phòng tập dùng thiết bị kiểm soát ra vào bằng thẻ hoặc mã PIN. Hãy hỏi tư vấn về khả năng kết nối thiết bị phù hợp với phòng tập của bạn trước khi mua, vì cấu hình khác nhau theo loại thiết bị.
Nhân viên và huấn luyện viên
Chấm công, tính lương cho huấn luyện viên, nhân viên lễ tân, lao công trên SBOX HRM để dữ liệu nhân sự và lương nằm gọn một nơi.
Bắt đầu
Đăng ký dùng thử SBOX POS, tạo thử vài gói tập và một hội viên mẫu. Nếu phòng tập kết hợp spa hoặc salon, xem phần mềm quản lý spa, salon, gym.
Câu hỏi thường gặp
Gói theo buổi hết hạn thì xử lý thế nào?
Bạn đặt thời hạn sử dụng cho từng gói; hết hạn thì gói không còn hiệu lực dù còn buổi, và hệ thống cảnh báo trước để nhắc hội viên.
Hội viên có thể dùng thẻ cho người thân không?
Do chính sách của phòng tập; bạn quy định trong nội quy và kiểm tra khi check-in bằng tên hoặc mã hội viên.
Có xem được hội viên nào lâu không đến không?
Có. Lịch sử lượt đến cho phép lọc hội viên lâu không check-in để chăm sóc lại.
Dùng thử SBOX POS miễn phí
Bán tại quầy, sơ đồ bàn, in hóa đơn & phiếu bếp, quản lý kho và báo cáo doanh thu theo thời gian thực.
Đăng ký miễn phí Gọi tư vấn