Quản lý hạn sử dụng và lô hàng: tránh hàng hết hạn, bán hàng cận date đúng cách

Với cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini, thực phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, hàng hết hạn là khoản lỗ rất đau mà nhiều chủ cửa hàng chỉ biết khi dọn kệ. Chỉ quản lý “số lượng tồn” là chưa đủ: cần biết mỗi lô còn bao nhiêu, hạn đến khi nào.

Lô hàng là gì?

Một lô là nhóm hàng cùng một đợt sản xuất hoặc nhập, có chung số lô và hạn sử dụng. Cùng một sản phẩm nhưng nhập hai lần có thể có hai hạn khác nhau; nếu gộp chung, bạn không biết lô nào sắp hết hạn.

Nguyên tắc: hết hạn trước, xuất trước (FEFO)

Hàng nhập sau chưa chắc hạn dài hơn hàng nhập trước. Quy tắc nên dùng: lô hạn gần nhất bán trước (FEFO). Khi nhập hàng, ghi số lô và hạn sử dụng; khi bán, ưu tiên lô sắp hết hạn; sắp xếp kệ theo hạn, hàng hạn gần để phía trước.

Quy trình đề xuất

1. Nhập hàng theo lô: ghi số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng ở phiếu nhập.
2. Kiểm tra định kỳ danh sách hàng sắp hết hạn trong 30, 15, 7 ngày.
3. Đẩy hàng cận date bằng khuyến mãi, combo hoặc đặt ở vị trí dễ thấy.
4. Loại bỏ hàng hết hạn: lập phiếu xuất hủy có lý do để trừ tồn kho, ghi nhận chi phí.
5. Kiểm kê cuối tháng đối chiếu thực tế, xem kiểm kê kho cuối tháng.

SBOX POS quản lý kho hàng hỗ trợ nhập hàng theo lô có hạn sử dụng, theo dõi tồn từng lô và xuất hủy khi cần; chi phí hao hụt được phản ánh vào báo cáo kết quả kinh doanh.

Khuyến mãi hàng cận hạn

Thay vì để hàng hết hạn phải hủy, hãy giảm giá có kiểm soát khi gần hạn: cấu hình theo số ngày còn lại để hệ thống tự áp. Giảm bao nhiêu phụ thuộc giá vốn: bán lỗ ít vẫn tốt hơn mất trắng. Xem cách làm chương trình khuyến mãi bán hàng với loại khuyến mãi hàng cận hạn.

Xử lý hàng hết hạn và đổi trả

• Hàng hết hạn không được bán; lập phiếu xuất hủy ghi rõ lý do.
• Hàng lỗi, sắp hết hạn có thể trả nhà cung cấp theo thỏa thuận; ghi nhận phiếu trả hàng và công nợ nhà cung cấp.
• Lưu số lô trên chứng từ để khi cơ quan chức năng hoặc nhà cung cấp truy xuất vẫn trả lời được.

Tính giá vốn khi có nhiều lô

Mỗi lô nhập với giá khác nhau; hệ thống ghi giá vốn theo lô để lợi nhuận mỗi lần bán phản ánh đúng thực tế. Hãy đọc cách quản lý kho và giá vốn cho cửa hàng bán lẻ.

Gợi ý theo ngành

• Thực phẩm, sữa, đồ tươi: kiểm tra hạn hằng ngày, đặt ngưỡng cảnh báo ngắn.
• Mỹ phẩm, thực phẩm chức năng: theo dõi lô và hạn dài hơn, ghi số lô khi bán nếu cần truy xuất.
• Quán ăn, đồ uống: kiểm tra hạn nguyên liệu như sữa, siro, topping.

Đăng ký dùng thử SBOX POS, nhập thử một sản phẩm có hai lô khác hạn để xem cách theo dõi.

Câu hỏi thường gặp

Quản lý lô có làm thao tác nhập hàng phức tạp hơn không?

Chỉ thêm hai trường là số lô và hạn sử dụng; đổi lại bạn biết chính xác hàng nào sắp hết hạn.

Mọi sản phẩm đều phải quản lý theo lô sao?

Không. Chỉ bật cho sản phẩm có hạn sử dụng; hàng không hết hạn quản lý số lượng thông thường.

Hàng cận date nên giảm bao nhiêu?

Tùy giá vốn và thời gian còn lại; hãy tính để vẫn thu hồi được vốn, và giảm sâu dần khi gần hạn.