Kiểm kê kho cuối tháng: quy trình 6 bước và cách xử lý chênh lệch
Kiểm kê định kỳ là cách duy nhất biết kho đang thất thoát bao nhiêu và ở đâu. Quy trình 6 bước áp dụng cho cửa hàng bán lẻ, quán cà phê, nhà hàng, kèm cách phân tích nguyên nhân chênh lệch.
Sổ sách nói còn 20 kg cà phê, kệ chỉ còn 17 kg. 3 kg đó đi đâu? Pha quá định lượng, đổ bỏ, nhân viên dùng, nhập thiếu hay bán không ghi? Không kiểm kê thì không bao giờ trả lời được. Dưới đây là quy trình kiểm kê kho đơn giản cho cửa hàng và quán ăn.
Kiểm kê bao lâu một lần?
| Loại hàng | Tần suất gợi ý |
|---|---|
| Nguyên liệu giá trị cao (thịt, hải sản, cà phê, rượu) | Hằng tuần hoặc hằng ngày |
| Hàng bán lẻ thông thường | Hằng tháng |
| Toàn bộ kho | Cuối quý, cuối năm |
| Hàng dễ thất thoát (mỹ phẩm, điện thoại, phụ kiện nhỏ) | Kiểm xoay vòng hằng tuần |
Bước 1 — Chuẩn bị
- Chọn thời điểm ít giao dịch (sau giờ đóng cửa hoặc đầu giờ sáng).
- Sắp xếp kho gọn, gom hàng cùng loại về một chỗ.
- In danh sách hàng theo vị trí kệ (hoặc dùng phiếu kiểm kê trên phần mềm).
- Phân công: một người đếm, một người ghi — không để người phụ trách kho tự kiểm một mình.
Bước 2 — Khóa nhập xuất
Tạm dừng nhập hàng, chuyển kho trong lúc kiểm. Nếu vẫn bán hàng, ghi rõ thời điểm chốt để tách các giao dịch phát sinh sau đó.
Bước 3 — Đếm thực tế
- Đếm theo vị trí kệ, từ trái sang phải, trên xuống dưới — không đếm theo danh sách để tránh bỏ sót hàng "lạc chỗ".
- Hàng lẻ (đã mở bao) cân hoặc quy đổi.
- Ghi riêng hàng hỏng, hết hạn, cận date.
Bước 4 — Đối chiếu với sổ sách
Chênh lệch = Số lượng thực tế − Số lượng trên sổ
Giá trị chênh lệch = Chênh lệch × Giá vốn
Sắp xếp theo giá trị chênh lệch để ưu tiên điều tra mặt hàng mất nhiều tiền nhất.
Bước 5 — Tìm nguyên nhân
| Dấu hiệu | Nguyên nhân thường gặp |
|---|---|
| Thiếu đều ở nguyên liệu pha chế | Pha quá định lượng, đổ bỏ không ghi |
| Thiếu hàng giá trị cao, nhỏ gọn | Mất cắp |
| Thiếu sau một lần nhập | Nhập thiếu so với hóa đơn, không kiểm khi nhận |
| Thừa hàng | Bán không ghi đơn, ghi nhầm mã hàng |
| Âm kho trên sổ | Bán trước khi nhập phiếu nhập, sai đơn vị tính |
Bước 6 — Cân bằng kho và rút kinh nghiệm
- Điều chỉnh số tồn trên sổ theo thực tế, ghi lý do từng dòng.
- Lập biên bản kiểm kê có chữ ký người kiểm, người phụ trách kho.
- Đặt biện pháp: kiểm hàng khi nhận, cân định lượng, phân quyền xem/sửa kho, camera khu vực kho.
Kiểm kê nhanh hơn với phần mềm
Với SBOX POS, tồn kho trên phần mềm luôn cập nhật theo từng đơn bán, phiếu nhập; khi kiểm kê chỉ cần nhập số đếm thực tế, phần mềm tự tính chênh lệch và giá trị, lưu lịch sử để so sánh qua các kỳ. Quán ăn có định lượng sẽ so được giá vốn lý thuyết và thực tế — xem cách tính giá vốn món.
Chưa dùng phần mềm? Tải mẫu Excel quản lý kho nhập – xuất – tồn miễn phí.
Đăng ký dùng thử SBOX POS miễn phí — không cần thẻ thanh toán, bán hàng thử ngay trên điện thoại, tablet hoặc máy POS; cần hỗ trợ cài đặt, gọi hoặc nhắn Zalo 0973 024 042.
Câu hỏi thường gặp
Chênh lệch kiểm kê bao nhiêu là chấp nhận được?
Tùy loại hàng: hàng đóng gói nên gần như không chênh lệch; nguyên liệu chế biến thường có hao hụt nhỏ. Doanh nghiệp nên đặt ngưỡng cho từng nhóm hàng và điều tra khi vượt ngưỡng.
Có cần dừng bán hàng khi kiểm kê không?
Không bắt buộc, nhưng nên kiểm vào lúc ít giao dịch và ghi rõ thời điểm chốt số liệu để tách các giao dịch phát sinh trong lúc kiểm.
Ai nên tham gia kiểm kê?
Ít nhất hai người: một người đếm và một người ghi/đối chiếu; không nên để người phụ trách kho tự kiểm một mình.
Dùng thử SBOX POS miễn phí
Bán tại quầy, sơ đồ bàn, in hóa đơn & phiếu bếp, quản lý kho và báo cáo doanh thu theo thời gian thực.
Đăng ký miễn phí Gọi tư vấn