Bán hàng online, giao hàng và thu hộ COD: quản lý vận đơn, đối soát tiền hãng chuyển

Cửa hàng bán lẻ, shop thời trang, mỹ phẩm, đồ ăn giao tận nơi phải xử lý một chuỗi việc: tạo vận đơn, theo dõi giao hàng, nhận tiền COD từ hãng vận chuyển, xử lý hoàn hàng, trả cước phí. Chỗ nào bỏ sót cũng đều thành tiền mất. Bài viết này nêu cách quản lý gọn trong một phần mềm.

Các hãng vận chuyển được hỗ trợ

SBOX POS cho phép kết nối GHN, GHTK, Viettel Post, Ahamove, SPX và giao nội bộ bằng shipper của cửa hàng. Cửa hàng có thể dùng nhiều hãng và chọn hãng theo từng đơn. Hãy hỏi đội ngũ hỗ trợ về hãng và tài khoản cần chuẩn bị khi cấu hình.

Quy trình một đơn giao hàng

1. Bán hàng ở màn bán, chọn giao hàng, nhập người nhận, địa chỉ.
2. Chọn hãng và người trả cước (shop trả, khách trả hoặc phí cố định).
3. Tạo vận đơn từ đơn bán: số tiền COD được tính từ phần khách còn phải trả.
4. Hãng cập nhật trạng thái (lấy hàng, đang vận chuyển, đang giao, đã giao, giao thất bại, hoàn); hệ thống nhận thông báo và cập nhật vào đơn.
5. Đối soát COD khi hãng chuyển tiền về cho shop.

Cước phí: ai trả, tính thế nào

Hãy phân biệt rõ phí thu của khách và cước thật trả hãng để biết lãi hay lỗ từ phí vận chuyển. Khoản chênh lệch là lãi hoặc lỗ ship; khi shop chịu phí mà không thu khách thì ra số âm.

Hoàn hàng và giao thất bại

• Giao thất bại (khách không nghe máy, sai địa chỉ) cần được xử lý nhanh: giao lại hay hoàn.
• Hoàn hàng: khi hàng về shop, xác nhận đã nhận để hàng nhập lại kho, đơn bán được điều chỉnh, và ghi cước hoàn hãng thu thêm nếu có.
• Theo dõi vận đơn treo quá lâu không cập nhật và đơn chưa tạo vận đơn để không sót đơn.

Đối soát tiền COD

Hãng thường chuyển tiền COD gộp theo kỳ. Khi nhận tiền, hãy đối soát đúng các đơn đã giao thành công: hệ thống ghi phiếu thu COD vào sổ quỹ, cộng vào số đã trả của đơn và trừ công nợ khách (nếu đơn đang ghi nợ). Việc này giúp tiền thu hộ không bị “nằm ngoài sổ”. Xem thêm quản lý ca thu ngân và chốt ca cho phần tiền mặt tại quầy.

Báo cáo vận chuyển nên xem

• Tỷ lệ giao thành công, thất bại, hoàn theo từng hãng.
• Chi phí vận chuyển (gồm cước hoàn) so với phí thu khách.
• COD quá hạn chưa đối soát.
• Danh sách vận đơn treo, đơn chưa có vận đơn.

Kết hợp với kho và khuyến mãi

Đơn giao hàng trừ kho như đơn thường, hoàn hàng nhập lại kho; xem quản lý kho và giá vốn. Khuyến mãi, voucher dùng bình thường, xem cách làm khuyến mãi. Bán lẻ nói chung: phần mềm bán hàng cho cửa hàng bán lẻ.

Lưu ý khi triển khai

• Kiểm tra bảng cước, khối lượng, khu vực hãng hỗ trợ trước khi chọn.
• Thử một vài vận đơn thật trước khi chạy hàng loạt.
• Đặt quy trình xử lý giao thất bại và hoàn rõ ràng cho nhân viên.
• Dữ liệu từ hãng phụ thuộc kết nối của hãng; nên đối chiếu định kỳ.

Đăng ký dùng thử SBOX POS và tạo thử một đơn giao hàng.

Câu hỏi thường gặp

Tiền COD khi nào về quỹ?

Khi hãng chuyển tiền cho shop và bạn đối soát trong phần mềm; từ lúc đó hệ thống ghi phiếu thu vào sổ quỹ.

Đơn bị hoàn thì hàng và tiền xử lý ra sao?

Xác nhận đã nhận hàng hoàn: hàng nhập lại kho, đơn bán được điều chỉnh; cước hoàn (nếu có) tính vào chi phí vận chuyển.

Dùng được nhiều hãng cùng lúc không?

Được. Bạn chọn hãng theo từng đơn và xem báo cáo so sánh giữa các hãng.