Quản lý công nợ khách hàng, tích điểm và voucher: giữ khách quen mà không thất thoát

Cửa hàng nào cũng có khách quen: người lấy hàng ghi sổ cuối tháng trả, người muốn tích điểm đổi quà, người cầm voucher đến dùng. Nếu không quản lý có hệ thống, bạn gặp ngay ba rắc rối: công nợ không ai nhớ, điểm tích sai, voucher bị dùng nhiều lần.

1. Công nợ khách hàng

Khi nào cho khách mua chịu?

Chỉ cho khách đã biết rõ, đặt hạn mức nợ và thời hạn thanh toán. Ghi bằng phần mềm thay vì sổ tay để mọi người cùng thấy một con số.

Quy trình ghi nợ và thu nợ

1. Chọn khách trong danh sách khi bán, ghi số tiền còn nợ trên hóa đơn.
2. Công nợ của khách cập nhật; xem được lịch sử mua và nợ từng khách.
3. Khi khách trả, ghi phiếu thu nợ theo hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản; khoản thu vào sổ quỹ và trừ công nợ.
4. Xem báo cáo công nợ để biết khách nào nợ lâu, nợ nhiều và gọi nhắc.

Mẹo hạn chế nợ xấu

• Đặt hạn mức theo từng khách, vượt hạn mức phải được chủ cửa hàng đồng ý.
• Nhắc nợ định kỳ trước hạn thay vì sau hạn.
• Với khách nợ lâu, dừng bán chịu cho đến khi thanh toán.
• Đối chiếu công nợ với khách cuối tháng, có chữ ký hoặc xác nhận.

2. Tích điểm khách hàng thân thiết

Tích điểm giúp khách quay lại: mỗi lần mua được cộng điểm theo giá trị đơn, đủ điểm thì đổi giảm giá hoặc quà. Để chương trình không phản tác dụng:

• Quy định rõ cách quy đổi: bao nhiêu tiền = 1 điểm, 1 điểm = bao nhiêu tiền giảm.
• Điểm phải có lịch sử cộng, trừ để khách và cửa hàng đối chiếu.
• Khi khách trả hàng, điểm đã cộng cần được điều chỉnh để không bị lợi dụng.
• Đặt thời hạn điểm nếu muốn khuyến khích khách dùng sớm.

3. Voucher và mã giảm giá

Voucher phù hợp cho chiến dịch cụ thể: tặng khách sinh nhật, khách bỏ lâu quay lại, đối tác giới thiệu. Nguyên tắc kiểm soát:

Khác với khuyến mãi tự áp cho mọi khách, voucher phù hợp với tặng riêng. Cách chọn giữa hai loại: xem cách làm chương trình khuyến mãi bán hàng.

Hồ sơ khách quen

Gom ba mảng vào một hồ sơ khách: lịch sử mua, công nợ, điểm và ghi chú (sở thích, sinh nhật). Nhân viên nhìn là biết khách thường mua gì, còn nợ bao nhiêu và có voucher nào chưa dùng. Với tiệm làm tóc, spa, phòng gym, đây là nền tảng để chăm sóc, xem tiệm nail, barber, salon và quản lý phòng gym.

Đối chiếu với sổ quỹ

Mọi khoản thu nợ nên đi vào sổ quỹ để cuối ca, cuối ngày tiền mặt và chuyển khoản khớp với sổ; xem quản lý ca thu ngân và chốt ca. Với đơn giao hàng thu hộ COD, công nợ được trừ khi đối soát, xem giao hàng và thu hộ COD.

Triển khai trong một tuần

1. Nhập danh sách khách quen và số dư công nợ đang có.
2. Quy định hạn mức, thời hạn nợ và cách quy đổi điểm.
3. Tạo vài voucher thử cho nhóm khách thân thiết.
4. Đào tạo nhân viên: luôn chọn khách khi bán chịu hoặc tích điểm.
5. Xem báo cáo công nợ hằng tuần.

Đăng ký dùng thử SBOX POS và thử ghi nợ, thu nợ một khách mẫu.

Câu hỏi thường gặp

Khách trả nợ một phần thì ghi thế nào?

Ghi phiếu thu đúng số tiền khách trả; công nợ còn lại tự cập nhật, lịch sử thu được lưu.

Voucher có dùng chung với khuyến mãi tự động được không?

Tùy cấu hình; bạn nên quy định rõ loại nào được cộng dồn để tránh giảm chồng ngoài ý muốn.

Tích điểm có cần khách cung cấp số điện thoại không?

Cần chọn khách trong danh sách khi bán; số điện thoại giúp tìm khách nhanh và tránh tạo trùng.