Homestay, nhà nghỉ, khách sạn mini thường vận hành bằng sổ tay và bảng Excel: ai ở phòng nào, nhận lúc nào, đã thu cọc chưa, gọi thêm nước hay giặt ủi. Sai một dòng là thất thoát hoặc mất lòng khách. SBOX POS có hồ sơ ngành lưu trú để quản lý phòng, khách và hóa đơn trên một phần mềm.
Những gì phần mềm làm được
- Sơ đồ phòng theo tầng, khu: phòng trống, đang có khách, cần dọn.
- Nhận phòng, trả phòng nhanh; thời gian ở được ghi tự động.
- Tính tiền phòng theo đêm, theo ngày hoặc theo giờ, tùy loại phòng.
- Gọi thêm dịch vụ (nước, đồ ăn, giặt ủi, thuê xe) vào cùng hóa đơn của phòng.
- Chuyển sang phòng khác, gộp hoặc tách hóa đơn khi khách đổi ý hoặc chia tiền.
- Đặt phòng trước và thu cọc, trừ cọc vào hóa đơn khi trả phòng.
- Lưu thông tin khách lưu trú: họ tên, loại và số giấy tờ (CCCD, hộ chiếu), ngày sinh, quốc tịch, địa chỉ, số điện thoại, nhiều khách trong một phòng.
Quy trình một lượt khách
- Khách đến, nhân viên chọn phòng trống và nhận phòng, nhập thông tin giấy tờ.
- Thu cọc nếu có.
- Trong thời gian ở, gọi thêm dịch vụ được ghi vào hóa đơn phòng.
- Khi trả phòng, hệ thống tính tiền phòng + dịch vụ − cọc, in hóa đơn, thu tiền.
- Phòng chuyển sang trạng thái cần dọn, buồng phòng xác nhận xong thì phòng trở lại trống.
Tiền phòng tính thế nào?
| Cách tính | Dùng cho |
|---|---|
| Theo đêm / ngày | Homestay, khách sạn mini |
| Theo giờ | Nhà nghỉ cho thuê giờ |
| Theo block hoặc theo phút | Tùy mô hình, đặt cách làm tròn |
Bạn đặt đơn giá cho từng loại phòng, có thể áp giá khác nhau theo ngày trong tuần hoặc khung giờ bằng khuyến mãi theo khung giờ.
Lưu thông tin khách lưu trú
Cơ sở lưu trú có nghĩa vụ ghi nhận và khai báo khách lưu trú theo quy định hiện hành. Phần mềm lưu thông tin khách theo từng lượt ở, giúp tra cứu nhanh khi cần. Hãy tìm hiểu quy định tại địa phương và bảo mật dữ liệu giấy tờ của khách, chỉ cho nhân viên có quyền xem.
Kiểm soát và báo cáo
- Báo cáo doanh thu theo phòng, theo ngày, theo ca; tỷ lệ phòng có khách.
- Chốt ca lễ tân đối chiếu tiền mặt và chuyển khoản.
- Nhật ký ai nhận, ai trả, ai hủy, ai sửa giá.
- Nhiều chi nhánh, xem quản lý chuỗi nhiều chi nhánh.
Thanh toán thuận tiện
Hóa đơn có mã QR chuyển khoản; khi cấu hình cổng thanh toán, giao dịch tự được nhận diện, xem thanh toán QR tự động đối soát. Cơ sở thuộc diện phải xuất hóa đơn điện tử xem hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
Đăng ký dùng thử SBOX POS, khai báo vài phòng và thử một lượt nhận – trả phòng.
Câu hỏi thường gặp
Có dùng được cho homestay chỉ vài phòng không?
Có. Bạn khai báo số phòng ít hay nhiều đều được, thao tác nhận – trả phòng như nhau.
Thu cọc đặt phòng có ghi nhận được không?
Có. Cọc được ghi theo từng phòng đặt, trừ vào hóa đơn khi khách đến hoặc hoàn lại khi hủy.
Quản lý được nhiều khách trong một phòng không?
Được. Mỗi lượt ở lưu nhiều khách, có đánh dấu khách đại diện.
Nhận tư vấn & demo miễn phí
Để lại số điện thoại, SBOX gọi lại tư vấn cấu hình phù hợp và hướng dẫn dùng thử.
Bài viết hữu ích
Cách tính giá vốn món ăn, đồ uống và tỷ lệ food cost chuẩn
Hướng dẫn tính giá vốn từng món từ định lượng nguyên liệu, tỷ lệ food cost hợp lý cho quán cà phê, nhà hàng, cách định giá bán và tải bảng định lượng Excel m…
Kiểm kê kho cuối tháng: quy trình 6 bước và cách xử lý chênh lệch
Quy trình kiểm kê kho 6 bước cho cửa hàng, quán ăn: chuẩn bị, khóa nhập xuất, đếm, đối chiếu, tìm nguyên nhân chênh lệch, cân bằng kho. Kèm mẫu Excel.
Phần mềm bán hàng theo ngành: cà phê, nhà hàng, quán nhậu, bi-a, spa, homestay, bán lẻ
Chọn phần mềm bán hàng đúng ngành: cà phê, trà sữa, nhà hàng, quán nhậu, bi-a, spa, nail, gym, homestay, bán lẻ. Bảng tính năng và bài hướng dẫn từng ngành.